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Você está prestes a submeter um trabalho e teme que a formatação comprometa todo o esforço; isso aumenta o risco de rejeição imediata na triagem e perda de prazos. Com sete passos práticos, checklists e templates você reduz retrabalho e conclui a checagem final em 48–72 horas, transformando a formatação na etapa final do processo.

Prova rápida: práticas consolidadas por guias e estudos mostram que verificar requisitos antes da da submissão reduz desk rejection e retrabalho [F1].

A seguir apresento sete estratégias práticas, evidências e checklists para aplicar imediatamente e acelerar a aceitação.

Perguntas que vou responder

• O que exatamente significa alinhar um manuscrito às normas?
• Como mapear as “Instruções aos Autores” sem perder tempo?
• Qual é a melhor forma de usar templates e gerenciadores de referência?
• Que documentos éticos e administrativos preciso reunir?
• Como fazer a verificação técnica final antes da submissão?
• O que manter organizado após a submissão?
• Quais erros comuns devo evitar?

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O que significa alinhar o manuscrito às normas?

Conceito em 1 minuto

Alinhar o manuscrito significa adaptar conteúdo, formato e metadados ao que a revista exige: título, resumo, estrutura (IMRaD ou outra), referências, legendas, tabelas, figuras e arquivos suplementares. Também inclui declarações éticas, autorais e uso de IA quando solicitado.

O que os estudos e guias mostram

Fontes práticas indicam que a maioria das rejeições na triagem inicial decorre de incompatibilidade com requisitos formais. Seguir checklists pré-submissão reduz tempo até a revisão e melhora a experiência editorial [F1].

Checklist rápido para começar

• Abra a página “Instruções aos Autores” e destaque itens obrigatórios.
• Anote: tipo de arquivo, limite de palavras, formatos de figuras, estilo de citações, exigência de checklists e declarações éticas.
• Salvaguarda: se algo não estiver claro, capture a tela e guarde como evidência.

Quando a revista muda regras no meio do processo, o checklist pode ficar desatualizado; antes da submissão final, verifique novamente a página da revista e procure comunicados recentes.

Baixe a checklist de revisão em 72h.

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Como mapear as instruções da revista sem erro?

Conceito em 1 minuto

Mapear é extrair um checklist acionável a partir das instruções: separar o que é obrigatório do que é recomendação e priorizar itens que podem causar rejeição imediata.

O que as práticas recomendam

Sistemas editoriais e guias de grandes revistas orientam criar um roteiro com campos de submissão, limites e documentos exigidos. Isso evita surpresas no upload e nas etapas administrativas [F3].

Passo a passo aplicável

• Abra “Instruções aos Autores” e copie os itens essenciais para um documento.
• Marque como obrigatório: formatos, limites, formulários, políticas de dados e IA.
• Transforme em checklist de duas colunas: obrigatório e desejável.

Ao orientar uma aluna, transformamos uma página extensa em 12 itens obrigatórios; ela terminou a revisão final em 48 horas e evitou pedidos de reformatação.

Se a revista usa linguagem ambígua sobre figuras, consulte a equipe editorial antes da submissão para evitar retrabalho.

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Como usar templates e gerenciadores de referências sem dor?

Conceito em 1 minuto

Templates (Word ou LaTeX) e gerenciadores (Zotero, Mendeley, EndNote) automatizam formatação de texto e referências, reduzindo erros humanos e tempo gasto em ajustes manuais.

Evidência prática e guias

Editoras e serviços de autoria recomendam aplicar o template oficial sempre que disponível e configurar o gerenciador de referências para o estilo da revista; isso facilita conversões e evita inconsistências [F4].

Checklist técnico para aplicar agora

• Baixe o template oficial ou um modelo compatível.
• Configure seu gerenciador de referência para o estilo da revista.
• Insira figuras em alta resolução e mantenha arquivos editáveis.

Alguns templates oficiais ficam desatualizados ou quebram a formatação ao converter entre Word e LaTeX. Se isso ocorrer, mantenha um arquivo mestre simples e exporte o PDF final conforme instruções.

Organize um arquivo mestre e garanta que o gerenciador de referências esteja configurado antes da submissão.

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Que documentação ética e administrativa preparar?

Conceito em 1 minuto

Documentação inclui aprovações de comitês (CEUA/CEP), formulários de consentimento, declarações de conflito de interesse, depósitos de dados e declaração sobre uso de ferramentas de IA, quando exigido.

O que a literatura e políticas apontam

Políticas recentes exigem transparência sobre aprovações éticas e uso de IA, além de repositórios para dados. Agências e programas de avaliação no Brasil também exigem documentação vinculada à produção acadêmica [F10] [F7].

Passos práticos para organizar documentos

• Reúna: aprovações éticas, termos de consentimento, autorizações de imagem.
• Prepare declarações: conflito de interesse, contribuição autoral, uso de IA.
• Suba arquivos suplementares na plataforma ou em repositório indicado.

Se o estudo envolver dados sensíveis que não podem ser compartilhados, indique isso claramente e forneça um contato para consulta, ou use repositórios com acesso controlado.

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Como fazer a checagem técnica final antes da submissão?

Conceito em 1 minuto

A checagem técnica é a revisão final do texto, das figuras, das referências e do PDF de submissão, incluindo teste de conversão e verificação de plágio.

Práticas recomendadas por serviços editoriais

Autores bem-sucedidos reservam 48 a 72 horas exclusivamente para a verificação final: ortografia, verificação de formatos e geração de PDF conforme instruções. Ferramentas de verificação reduzem riscos de problemas formais [F4] [F1].

Checklist de 48–72 horas

• Rodar revisão ortográfica e de estilo.
• Verificar resolução e formatos de figuras, legendas e tabelas.
• Gerar e revisar o PDF final como um revisor veria.

Ferramentas automáticas de verificação de plágio podem gerar falsos positivos em métodos e citações longas; revise manualmente e documente justificativas quando necessário.

Reserve 48 a 72 horas para a checagem final e execute a lista acima.

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Fluxo pós-submissão e organização de arquivos

Conceito em 1 minuto

Após submeter, mantenha uma cópia organizada de todas as versões, permissões de imagem, dados brutos e um mapa de alterações para responder aos revisores com clareza.

O que os guias e práticas institucionais indicam

Repositórios internos e trackers de submissão ajudam a rastrear prazos, decisões e versões. Manter arquivos editáveis evita perda de tempo quando editores solicitam revisões [F1] [F3].

Modelo de organização em 5 pastas

• Manuscrito_master (arquivo editável) — manter versão com data.
• PDF_submetido — PDF final enviado à revista.
• Figuras_legendas (originais em alta resolução) — incluir legendas completas.
• Documentos_éticos (aprovações, consentimentos, declarações) — acessíveis para consulta.
• Dados_suplementares e permissões — indicar repositórios e contatos.

Se coautores modificarem arquivos sem controle de versão, crie um registro de mudanças e adote um sistema simples de versionamento por data.

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Como validamos

Sintetizamos práticas a partir de guias editoriais e estudos sobre triagem editorial e políticas de integridade científica [F1] [F3] [F4] [F10]. Complementamos com experiência prática na orientação de autores e testes de checagem técnica em fluxos reais, priorizando instruções oficiais da revista.

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Conclusão e ação imediata

Resumo prático: leia as instruções e extraia um checklist antes de finalizar o texto; use template e gerenciador de referências; anexe documentação ética; reserve 48 a 72 horas para checagem técnica; organize todos os arquivos para responder a revisões.

Ação sugerida agora: abra a página “Instruções aos Autores” da sua revista alvo e crie um documento com 12 itens obrigatórios. Consulte o serviço de apoio da sua biblioteca ou núcleo de redação científica da pós-graduação.

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FAQ

Quanto tempo devo reservar para a formatação final?

Reserve entre 48 e 72 horas exclusivamente para revisão técnica e geração do PDF final.

Use esse período para rodar checagens de figura, referências e plágio.

Preciso declarar uso de IA na redação?

Se a revista exigir, declare ferramentas usadas e a função delas no processo, anexando documentação conforme a política do periódico.

Inclua essa declaração no campo apropriado da submissão e no cover letter quando solicitado.

Posso enviar sem usar o template oficial?

Em alguns casos é possível, mas usar o template oficial reduz riscos de incompatibilidade e facilita a avaliação editorial.

Se não for possível usar o template, deixe claro no cover letter e siga estritamente o estilo de referência exigido.

O que faço se perder prazos de relatório para a agência financiadora?

Mantenha histórico de submissão e comunique o setor administrativo da sua instituição para acelerar correções.

Organize os documentos e envie o comprovante de submissão ao setor administrativo imediatamente.

Como lidar com solicitações de reformatação após revisão?

Use um tracker de mudanças, responda ponto a ponto e mantenha arquivos editáveis prontos para upload.

Se a demanda for grande, peça apoio ao núcleo de redação para cumprir o prazo com qualidade.

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Elaborado pela Equipe da Dra. Nathalia Cavichiolli.

Dra. Nathalia Cavichiolli — PhD pela USP, com dois pós-doutorados; MBA em Gestão e Docência; experiência internacional na The Ohio State University (EUA); revisora de periódicos científicos pela Springer Nature, com atuação em 37+ revistas, incluindo a Nature; especialista em escrita acadêmica há 15+ anos; pioneira no uso de IA para escrita científica no Brasil; 2.800+ alunos impactados no Brasil e em 15+ países.

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Atualizado em 24/09/2025