Participar de congressos e simpósios pode ser um divisor de águas na sua carreira, mas sem planejamento vira gasto de energia e frustração; falta de foco, envio fora do prazo e apresentações pouco claras prejudicam visibilidade e futuras colaborações. Este guia oferece um cronograma prático, templates e estratégias de follow‑up para transformar apresentações em produtos acadêmicos, com prazos e checagens que funcionam em 7–14 dias para ações iniciais. Veremos o que fazer antes, como ensaiar, táticas de networking no evento, o pós‑evento e como lidar com burocracia e financiamento.
Preparei um roteiro claro e aplicável para quem busca mestrado ou já está em programa: desde o envio do resumo até o e‑mail de follow‑up que aumenta chances de colaboração. Uso passos testados por orientadoras e por orientações institucionais de submissão [F1].
Planeje com antecedência: inicie o abstract 8–12 semanas antes, produza material enxuto (10–12 slides para 12 minutos; pôster legível a 1,5 m), ensaie em voz alta 3–5 vezes e formalize follow‑up em até sete dias após o evento para converter contatos em coautorias ou rascunhos de artigo [F7][F4][F10].
Perguntas que vou responder
- Vale a pena ir se for pôster ou só oral?
- Como preparar resumo e material no tempo curto?
- Quantos ensaios são suficientes e como fazê‑los?
- Como conseguir financiamento e resolver burocracia?
- Como transformar a apresentação em artigo ou colaboração?
- O que evitar para não prejudicar reputação científica?
Antes do evento: submissão, objetivo e material essencial
Conceito em 1 minuto
Submissão envolve adaptar seu texto ao template do evento, definir a mensagem principal e identificar público alvo. Comece 8–12 semanas antes e confirme requisitos da sua IES sobre autorizações e reembolso [F1].
O que os dados e guias mostram [F1][F7]
Guias institucionais e de comitês listam prazos, templates e formatos aceitos; seguir essas regras evita rejeição administrativa. Em geral, eventos pedem 1 mensagem principal por trabalho e formato específico de resumo [F7][F1].
Checklist rápido para submissão (faça agora)
- Ler o template do evento e requisitos da sua IES (prazo, autorização).
- Escrever resumo com 1 objetivo, 1 método e 1 resultado-chave.
- Pedir revisão do orientador, ajustar e submeter 2 semanas antes do prazo.
Quando isso não funciona: se a data do evento coincidir com prazos institucionais de defesa, priorize autorização formal e negocie com a coordenação do programa [F1].
Preparar a apresentação: slides, pôster e roteiro
O que manter em mente (mensagem e design)
A regra prática de 3 passos: 1 mensagem por slide, simplicidade nas imagens e legibilidade a 1,5 m para pôster. Para apresentação oral, 10-12 slides para 12 minutos mantém ritmo e clareza [F7][F8].
Evidência prática e recomendações [F7][F8]
Manuais de apresentação recomendam versões reduzidas do pôster e templates de slides que facilitam leitura rápida. Templates e ensaios bem estruturados reduzem ansiedade e melhoram compreensão do público [F8].
Passo a passo para montar seu material
- Escolha a mensagem central e escreva um título claro.
- Crie 3 blocos: contexto, método/resumo de resultados, implicações.
- Ajuste fonte e contraste; faça versão para leitura rápida (1 minuto) e detalhada (5 minutos).
Quando isso não funciona: se o evento exigir formato rígido (por exemplo limites de palavras no abstract), priorize a conformidade; use materiais suplementares em anexo ou link para preprint.
Ensaios e performance: transformar nervosismo em clareza
Roteiro curto para ensaios
Ensaiar é praticar ritmo, linguagem e respostas a perguntas. Grave e cronometre para identificar repetições e pontos confusos. Simule perguntas duras com colegas.
O que estudos e práticas mostram [F4][F5]
Avaliações de performance indicam que gravações e feedback externo reduzem erros e melhoram entrega. Ansiedade pode afetar percepção do público e risco reputacional aumenta se houver incongruência entre fala e dados [F5][F4].
Exercício guiado para 2–3 semanas antes
- Ensaio 3–5 vezes com cronômetro, alterando entonação e pausas.
- Gravar a última sessão e revisar com o orientador(a).
- Preparar 3 respostas para perguntas previstas.
Quando isso não funciona: se você não conseguir ensaiar presencialmente, grave em vídeo e peça feedback assíncrono de colegas; priorize clareza de fala e slides legíveis.
No evento: logística, networking e aproveitamento de sessões
Objetivos práticos por sessão
Chegar cedo, testar equipamentos e definir metas: 3 contatos-chave por sessão, troca de cartões/QR code e coleta de feedback técnico mensurável.
O que a prática mostra [F10][F9]
Follow‑up rápido e personalizado aumenta conversão de contatos em colaboração. Coffee breaks e sessões paralelas são momentos de alta oportunidade, desde que você saiba o que pedir e o que oferecer [F10][F9].
Mapa de ações durante o evento
- Testar microfone e projetor antes de subir ao palco.
- Durante coffee breaks, iniciar conversas com objetivo claro: pedir um conselho, sugerir leitura mútua, marcar conversa futura.
- Registrar contatos com anotação rápida do assunto discutido e next step.
Quando isso não funciona: se estiver muito ansiosa em networking, foque em 1 conversa de qualidade por intervalo em vez de tentar falar com todo mundo.
Pós-evento: follow‑up e converter apresentação em produto
Objetivo imediato: transformar interesse em ação
Follow‑up em até 7 dias é crucial: envie e‑mail personalizado, compartilhe slides e proponha um próximo passo concreto, como rascunho conjunto ou reunião para desenvolver ideia [F10].
Evidência sobre conversão e limitações [F4][F10]
Estudos mostram que a taxa de conversão de contatos em publicações varia por área e formato; follow‑up estruturado aumenta chances, mas não garante resultado. Documente evidências (emails, rascunhos, versão do preprint) para relatórios institucionais [F4].
Template de e‑mail e plano de 7 dias
- Assunto: lembrando nossa conversa no [nome do evento] — tema curto.
- Primeiro parágrafo: referência rápida ao encontro e ponto de interesse comum.
- Proposta: 1 ação concreta (ex.: reunião de 30 minutos; enviar rascunho).
- Anexo: slides ou link para preprint, ORCID e CV curto.
Quando isso não funciona: se o contato não responder após duas tentativas, registre a interação e passe para a próxima prioridade; não insista excessivamente.
Burocracia e financiamento: como evitar surpresas administrativas
O essencial que sua coordenação exige
Verifique regras de reembolso, prazos para autorizações e critérios para uso de recursos acadêmicos; programe pedidos com antecedência para evitar bloqueios [F1][F3].
Regras e fontes oficiais [F1][F3]
Normativas institucionais e diretrizes nacionais influenciam prazos e justificativas para viagens e concessões. Ignorar isso pode impedir a participação ou reembolso [F3][F1].
Passos práticos para pedir apoio financeiro
- Consultar a secretaria do PPG sobre formulários e prazos.
- Preparar justificativa curta alinhada aos objetivos do evento.
- Anexar orçamento e carta do orientador(a) se exigido.
Quando isso não funciona: se recursos forem negados, busque editais locais, bolsas de viagem de agências ou parcerias entre grupos de pesquisa.
Exemplo autoral: transformação de apresentação em artigo
Contexto e decisão rápida
Como orientadora, acompanhei uma aluna que transformou um pôster em artigo em seis meses ao priorizar feedback do evento e formalizar follow‑up.
O que ela fez e o resultado [F4]
Ela registrou comentários no evento, marcou reunião com um pesquisador interessado e acordou um capítulo que seria escrito em conjunto; o artigo submetido teve contribuições claras e foi aceito para submissão a um periódico regional.
Passos replicáveis que você pode aplicar
- No evento, colecione 3 pontos de melhoria sugeridos por avaliadores.
- Em até 7 dias, envie rascunho curto com marcações; proponha tarefas divididas.
- Combine prazos curtos e entregas parciais para manter momentum.
Quando isso não funciona: em áreas com menor tradição de publicar a partir de pôsteres, considere transformar o material em capítulo de livro, relatório técnico ou preprint para dar visibilidade inicial.
Como validamos
As recomendações foram extraídas das diretrizes institucionais e de manuais de apresentação [F1][F7], estudos sobre preparo e ansiedade em apresentações [F4][F5] e práticas de follow‑up relatadas por plataformas de conferência [F10]. Combinei orientação prática com evidências aplicáveis ao contexto brasileiro e às normas de programas de pós‑graduação [F3].
Conclusão rápida e CTA
Resumo: planeje com 8–12 semanas de antecedência, module o conteúdo ao tempo disponível, ensaie em voz alta e formalize follow‑up em até sete dias. Ação prática agora: abra seu resumo e marque 3 tarefas com prazo para as próximas duas semanas (escrever 1ª versão, pedir revisão do orientador, submeter). Recurso institucional recomendado: consulte a secretaria do seu PPG para regras de autorização e reembolso antes de comprar passagens [F1][F3].
FAQ
Vale a pena ir a um evento só para apresentar pôster?
Sim; apresentar pôster é valioso quando o objetivo é feedback e networking local. Próximo passo: selecione 2 eventos relevantes e prepare um e‑mail de follow‑up para enviar em até 7 dias.
Quantas vezes devo ensaiar uma apresentação oral?
Ensaiar 3–5 vezes com cronômetro é suficiente para 12 minutos e melhora o ritmo. Próximo passo: grave uma sessão esta semana e peça feedback do orientador(a).
O que envio no primeiro e‑mail após conhecer alguém no congresso?
Envie um e‑mail curto lembrando a conversa, anexando slides ou preprint e propondo um próximo passo claro. Próximo passo: use o template sugerido e envie o e‑mail em até 7 dias.
E se minha IES recusar reembolso?
Documente a negativa e busque alternativas como editais internos ou apoio do orientador(a). Próximo passo: solicite alternativas ao orientador e registre a recusa formalmente.
Apresentar dados preliminares pode ser arriscado?
Apresentar dados preliminares pode ser arriscado e exige transparência: declare limites e conflitos de interesse. Próximo passo: consulte o orientador antes de divulgar resultados sensíveis.
Elaborado pela Equipe da Dra. Nathalia Cavichiolli.
Dra. Nathalia Cavichiolli — PhD pela USP, com dois pós-doutorados; MBA em Gestão e Docência; experiência internacional na The Ohio State University (EUA); revisora de periódicos científicos pela Springer Nature, com atuação em 37+ revistas, incluindo a Nature; especialista em escrita acadêmica há 15+ anos; pioneira no uso de IA para escrita científica no Brasil; 2.800+ alunos impactados no Brasil e em 15+ países.
Referências
- [F1] – https://ppgci.eci.ufmg.br/submissao-de-defesa/
- [F7] – https://congressoacademico.unifesp.br/resumos-v%C3%ADdeo-p%C3%B4ster/prepare-sua-apresentacao-presencial
- [F4] – https://link.springer.com/article/10.1007/s44217-024-00300-w
- [F8] – https://cbherpeto.com/orientacoes-para-apresentacao-oral/
- [F5] – https://www.nature.com/articles/s41598-025-15716-z
- [F10] – https://www.conference2go.com/blog/how-to-follow-up-with-contacts-made-at-conferences/
- [F3] – https://www.gov.br/mec/pt-br/cne/diretrizes-nacionais-para-a-educacao
Atualizado em 24/09/2025