Você coordena ou participa de um PPG e recebeu comunicado da PRPG‑USP sobre ajustes nos fluxos de indicação das bolsas; corre o risco de perder cotas por falhas formais se não ajustar procedimentos. Este texto explica o que mudou, quem é responsável e como organizar o processo no seu programa para não perder prazos ou candidaturas. Em 24–30 dias, adote checklists padronizados, nomeie um responsável‑liaison e faça conferência documental dupla para reduzir o risco de recusa.
Resumo em 1 minuto: A PRPG centralizou parte da tramitação e padronizou formulários para alinhar-se às novas orientações da CAPES, reduzindo inconsistências. Ajustar fluxos internos é urgente para proteger cotas e evitar devolução por falhas formais. [F1] [F2]
Atualize o calendário do PPG, padronize checklists de elegibilidade, nomeie um responsável‑liaison e envie indicações pelos formulários que a PRPG indicar; faça conferência documental dupla (acadêmica e administrativa) e mantenha registro para prestação de contas.
Perguntas que vou responder
- O que exatamente mudou na PRPG‑USP sobre indicações PrInt?
- Quem tem responsabilidade em cada etapa dentro da USP?
- Quais passos práticos um PPG deve seguir hoje?
- Quais erros comuns levam à perda de cotas e como evitá‑los?
- Como organizar prazos e documentos para não perder a janela?
- E quando a modalidade é PDSE ou Professor Visitante?
- Como registrar tudo para auditoria e prestação de contas?
O que mudou na PRPG‑USP e por que isso importa
Conceito em 1 minuto: a mudança essencial
A PRPG‑USP centralizou parte da tramitação de indicações e padronizou formulários e pontos de contato, para alinhar prazos e critérios às novas orientações da CAPES; o objetivo é reduzir inconsistências e proteger cotas destinadas à mobilidade internacional dos PPGs.
O que os comunicados oficiais mostram [F1] [F2]
Os comunicados da PRPG e os guias da CAPES descrevem atualização de prazos, formulários únicos e exigência de comprovantes padronizados, como currículo Lattes atualizado e anuência institucional; essas medidas visam evitar devolução de cotas por questões formais. [F1] [F2]
Checklist rápido (implemente já)
- Consultar o comunicado da PRPG e o edital CAPES correspondente.
- Atualizar calendário do PPG com prazos da PRPG.
- Confirmar formulários exigidos e campos obrigatórios.
- Nomear um responsável‑liaison por programa.
Quando isso pode falhar: se o programa ignorar a versão mais recente do edital CAPES. O que fazer em vez disso: procurar a PRPG imediatamente e pedir orientação documental por escrito.
Quem faz o quê: responsabilidades claras dentro da USP
PRPG centraliza e valida; coordenação do PPG seleciona e prepara documentação; secretarias processam; orientadores atestam elegibilidade dos candidatos; CAPES homologa as indicações.

Ilustra a divisão de papéis entre coordenação, secretaria e liaison na preparação das indicações.
Conceito em 1 minuto: atores e papéis
Cada ator tem papel definido: a PRPG valida e centraliza, a coordenação aprova academicamente, a secretaria confere administrativa e o liaison consolida envios ao protocolo institucional.
Exemplo real na prática [F1]
Em comunicados internos a PRPG explica que a submissão passa por uma validação central, o que exige um ponto de contato do PPG para envio consolidado das indicações, evitando múltiplos envios conflitantes. [F1]
Mapa de responsabilidades que você pode copiar
- Coordenador do PPG: validar critérios acadêmicos e aprovar indicações.
- Secretaria do PPG: compilar documentos e conferir formulários.
- Responsável‑liaison: enviar à PRPG e acompanhar protocolo.
- Orientador: confirmar plano de trabalho e comprovações Lattes/ORCID.
Quando não usar esse mapa: programas com regras internas distintas (por exemplo, unidades com gestão própria de bolsas). Nestes casos, alinhe com a unidade gestora antes de seguir o mapa.
Passo a passo prático para preparar uma indicação (24–30 dias)
Conceito em 1 minuto: objetivo do fluxo
Ter uma rotina replicável que garanta documentação completa, conferência dupla e envio dentro do prazo, minimizando retrabalho.
O que os dados institucionais recomendam [F3]
Relatórios do PrInt apontam que programas com fluxos padronizados têm menos rejeições por inconsistência documental; por isso, padronização e documentação central são práticas efetivas. [F3]

Representa o cronograma e os checkpoints do processo em 7 etapas para enviar indicações.
Passo a passo aplicável em 7 etapas
- Dia 1–2: Ler comunicado PRPG e edital CAPES, marcar prazos.
- Dia 3–6: Recolher documentos do candidato (Lattes, anuências, comprovação de vínculo).
- Dia 7–10: Preencher formulário padrão e checar campos obrigatórios.
- Dia 11–14: Revisão acadêmica pelo orientador e pelo coordenador.
- Dia 15–20: Conferência administrativa pela secretaria.
- Dia 21: Consolidação pelo liaison e envio à PRPG.
- Dia 22–30: Aguardar retorno, corrigir se solicitado e protocolar envio final.
Contraexemplo: tentar preencher formulários na última hora. Se isso ocorrer, peça um protocolo de recebimento por parte da PRPG e documente tentativas de envio.
Erros comuns que levam à recusa e como evitá‑los
Conceito em 1 minuto: causas típicas de rejeição
Erros formais, documentos incompletos, divergência de prazos e ausência de anuência institucional são as causas mais frequentes de recusa.
Exemplo de casos resolvidos na prática [F1] [F5]
Relatos de outras instituições mostram recusas por falta de assinatura institucional ou por currículo não atualizado; quando a secretaria padronizou checklists, o índice de recusas caiu perceptivelmente. [F5] [F1]
Checklist de verificação final antes do envio
- Anuência institucional assinada.
- Lattes/ORCID atualizados e exportados conforme instrução.
- Documento de vínculo e histórico acadêmico legível.
- Formulário preenchido e conferido por duas pessoas.
Quando a verificação não resolve: se o candidato não atende a requisito essencial do edital, não envie; oriente para outra modalidade ou adie indicação até corrigir elegibilidade.
Prazos, formulários e o que realmente conta no calendário
Conceito em 1 minuto: prazo é variável, controle é local
Os prazos podem variar entre chamadas e modalidades; portanto cada PPG precisa sincronizar seu calendário ao da PRPG e ao cronograma da CAPES.

Mostra a necessidade de consultar portais oficiais para sincronizar prazos e formulários.
O que os editais e portais mostram [F2] [F9]
CAPES publica cronogramas e normativas no portal de editais, e a PRPG emite comunicações locais para complementar prazos e procedimentos; acompanhar ambos evita surpresas. [F2] [F9]
Modelo de calendário interno (30 dias)
- Inscrição interna: abertura 30 dias antes do envio à PRPG.
- Revisões: checkpoints a cada 7 dias.
- Envio à PRPG: até 7 dias antes do prazo CAPES, quando possível.
Limite deste modelo: nem sempre é possível antecipar todos os prazos por burocracias externas. Nesses casos, documente as datas e comunique formalmente a PRPG.
Modalidades especiais: PDSE, Professor Visitante e exceções
Conceito em 1 minuto: regras extras existem
Modalidades como PDSE ou Professor Visitante têm critérios e exigências documentais próprios; elas exigem consulta prévia à PRPG.
O que a PRPG orienta em casos especiais [F1] [F2]
A PRPG recomenda solicitar orientação antecipada em casos de dúvidas sobre modalidades, para evitar envio inadequado ou perda de oportunidades. [F1] [F2]
Passos práticos para modalidades especiais
- Identificar a modalidade no edital CAPES.
- Solicitar orientação formal à PRPG com antecedência.
- Preparar documentação adicional exigida e anexos específicos.
Quando isso não funciona: se CAPES publicar alteração tardia. A alternativa é buscar orientação imediata da PRPG e registrar protocolo de consulta.

Visualiza o arquivamento por candidato e por chamada para facilitar auditoria e prestação de contas.
Como manter registros para auditoria e prestação de contas
Conceito em 1 minuto: documente tudo, desde o rascunho
Registros completos facilitam auditoria e evitam problemas em prestação de contas; guarde versões, e‑mails, protocolos e confirmações.
Boas práticas institucionais observadas [F3]
Relatórios do PrInt e práticas institucionais recomendam manter pastas por candidato e por chamada, com logs de submissão e comprovantes de aprovação administrativa. [F3]
Template de arquivo que eu sugiro (autorais)
- Pasta do candidato: currículo, anuências, formulário preenchido, comprovante de vínculo.
- Pasta do envio: e‑mail de envio, protocolo PRPG, eventuais pedidos de correção.
- Registro de versões: controle de alterações em um único documento compartilhado.
Quando registrar não resolve: em auditorias complexas, consulte a equipe de compliance da sua unidade e entregue documentação adicional solicitada.
Como validamos
As informações foram extraídas do comunicado oficial da PRPG‑USP e dos materiais publicados pela CAPES, complementadas por relatórios institucionais do PrInt e literatura sobre práticas de internacionalização. Priorizaram‑se documentos oficiais e relatórios institucionais, com recorte temporal de 12 meses.
Conclusão e próximos passos
Resumo prático: revise urgentemente o calendário do PPG, padronize checklists, nomeie um responsável‑liaison e envie indicações seguindo o fluxo centralizado da PRPG. Ação imediata: agende, nas próximas 48 horas, uma reunião curta entre coordenação, secretaria e orientadores para aplicar o checklist e nomear o liaison.
Recurso institucional recomendado: consulte o comunicado da PRPG e o portal de editais da CAPES para confirmar prazos e formulários antes do envio.
FAQ
Preciso atualizar o Lattes antes de indicar?
Sim: currículos desatualizados causam recusas em muitas chamadas. Ação: atualize o Lattes, gere a versão exigida pelo formulário e salve o PDF com data.
Posso enviar indicações diretamente à CAPES?
Normalmente não: o fluxo centralizado da PRPG deve ser seguido para evitar duplicidade e perda de controle. Ação: solicite protocolo à PRPG antes de qualquer envio externo se houver dúvida.
E se perder o prazo por erro administrativo?
Documente imediatamente a falha e comunique a PRPG, pois protocolos podem permitir recurso ou registro de tentativa. Ação: envie e‑mail e protocolo formal à PRPG e guarde comprovantes.
Como faço se o candidato não tem ORCID?
Criação de ORCID é rápida e muitas chamadas aceitam ORCID como identificador preferencial; sem identificador, o processo pode atrasar. Ação: oriente o candidato a criar ORCID e anexar o identificador ao dossiê.
Preciso nomear um liaison por PPG?
Sim: um liaison reduz envios fragmentados e acelera validações institucionais. Ação: nomeie oficialmente o responsável e comunique à PRPG e à secretaria.
Elaborado pela Equipe da Dra. Nathalia Cavichiolli.
Dra. Nathalia Cavichiolli — PhD pela USP, com dois pós‑doutorados; MBA em Gestão e Docência; experiência internacional na The Ohio State University (EUA); revisora de periódicos científicos pela Springer Nature, com atuação em 37+ revistas, incluindo a Nature; especialista em escrita acadêmica há 15+ anos; pioneira no uso de IA para escrita científica no Brasil; 2.800+ alunos impactados no Brasil e em 15+ países.
Referências
- [F1] – https://prpg.usp.br/PRONUT/noticias/mostrar/5763
- [F2] – https://www.gov.br/capes/pt-br/acesso-a-informacao/acoes-e-programas/bolsas/bolsas-e-auxilios-internacionais/informacoes-internacionais/programa-institucional-de-internacionalizacao-capes-print
- [F3] – https://sites.usp.br/print/wp-content/uploads/sites/468/2025/03/Relatorio-anexo-2025-PRINT.pdf
- [F4] – https://www.scielo.br/j/er/a/rhKwzVMbmzHyLX5XznwQBpf/?lang=pt
- [F9] – https://www.gov.br/capes/pt-br/assuntos/editais-e-resultados-capes