Você está prestes a submeter um trabalho e teme que a formatação comprometa todo o esforço; isso aumenta o risco de rejeição imediata na triagem e perda de prazos. Com sete passos práticos, checklists e templates você reduz retrabalho e conclui a checagem final em 48–72 horas, transformando a formatação na etapa final do processo.
Prova rápida: práticas consolidadas por guias e estudos mostram que verificar requisitos antes da da submissão reduz desk rejection e retrabalho [F1].
A seguir apresento sete estratégias práticas, evidências e checklists para aplicar imediatamente e acelerar a aceitação.
Perguntas que vou responder
- O que exatamente significa alinhar um manuscrito às normas?
- Como mapear as “Instruções aos Autores” sem perder tempo?
- Qual é a melhor forma de usar templates e gerenciadores de referência?
- Que documentos éticos e administrativos preciso reunir?
- Como fazer a verificação técnica final antes da submissão?
- O que manter organizado após a submissão?
- Quais erros comuns devo evitar?
O que significa alinhar o manuscrito às normas?
Conceito em 1 minuto
Alinhar o manuscrito significa adaptar conteúdo, formato e metadados ao que a revista exige: título, resumo, estrutura (IMRaD ou outra), referências, legendas, tabelas, figuras e arquivos suplementares. Também inclui declarações éticas, autorais e uso de IA quando solicitado.
O que os estudos e guias mostram
Fontes práticas indicam que a maioria das rejeições na triagem inicial decorre de incompatibilidade com requisitos formais. Seguir checklists pré-submissão reduz tempo até a revisão e melhora a experiência editorial [F1].
Checklist rápido para começar
- Abra a página “Instruções aos Autores” e destaque itens obrigatórios.
- Anote: tipo de arquivo, limite de palavras, formatos de figuras, estilo de citações, exigência de checklists e declarações éticas.
- Salvaguarda: se algo não estiver claro, capture a tela e guarde como evidência.
Quando a revista muda regras no meio do processo, o checklist pode ficar desatualizado; antes da submissão final, verifique novamente a página da revista e procure comunicados recentes.
Baixe a checklist de revisão em 72h.
Como mapear as instruções da revista sem erro?
Conceito em 1 minuto
Mapear é extrair um checklist acionável a partir das instruções: separar o que é obrigatório do que é recomendação e priorizar itens que podem causar rejeição imediata.
O que as práticas recomendam
Sistemas editoriais e guias de grandes revistas orientam criar um roteiro com campos de submissão, limites e documentos exigidos. Isso evita surpresas no upload e nas etapas administrativas [F3].
Passo a passo aplicável
- Abra “Instruções aos Autores” e copie os itens essenciais para um documento.
- Marque como obrigatório: formatos, limites, formulários, políticas de dados e IA.
- Transforme em checklist de duas colunas: obrigatório e desejável.
Ao orientar uma aluna, transformamos uma página extensa em 12 itens obrigatórios; ela terminou a revisão final em 48 horas e evitou pedidos de reformatação.
Se a revista usa linguagem ambígua sobre figuras, consulte a equipe editorial antes da submissão para evitar retrabalho.
Como usar templates e gerenciadores de referências sem dor?
Conceito em 1 minuto
Templates (Word ou LaTeX) e gerenciadores (Zotero, Mendeley, EndNote) automatizam formatação de texto e referências, reduzindo erros humanos e tempo gasto em ajustes manuais.
Evidência prática e guias
Editoras e serviços de autoria recomendam aplicar o template oficial sempre que disponível e configurar o gerenciador de referências para o estilo da revista; isso facilita conversões e evita inconsistências [F4].
Checklist técnico para aplicar agora
- Baixe o template oficial ou um modelo compatível.
- Configure seu gerenciador de referência para o estilo da revista.
- Insira figuras em alta resolução e mantenha arquivos editáveis.
Alguns templates oficiais ficam desatualizados ou quebram a formatação ao converter entre Word e LaTeX. Se isso ocorrer, mantenha um arquivo mestre simples e exporte o PDF final conforme instruções.
Organize um arquivo mestre e garanta que o gerenciador de referências esteja configurado antes da submissão.
Que documentação ética e administrativa preparar?
Conceito em 1 minuto
Documentação inclui aprovações de comitês (CEUA/CEP), formulários de consentimento, declarações de conflito de interesse, depósitos de dados e declaração sobre uso de ferramentas de IA, quando exigido.
O que a literatura e políticas apontam
Políticas recentes exigem transparência sobre aprovações éticas e uso de IA, além de repositórios para dados. Agências e programas de avaliação no Brasil também exigem documentação vinculada à produção acadêmica [F10] [F7].
Passos práticos para organizar documentos
- Reúna: aprovações éticas, termos de consentimento, autorizações de imagem.
- Prepare declarações: conflito de interesse, contribuição autoral, uso de IA.
- Suba arquivos suplementares na plataforma ou em repositório indicado.
Se o estudo envolver dados sensíveis que não podem ser compartilhados, indique isso claramente e forneça um contato para consulta, ou use repositórios com acesso controlado.
Como fazer a checagem técnica final antes da submissão?
Conceito em 1 minuto
A checagem técnica é a revisão final do texto, das figuras, das referências e do PDF de submissão, incluindo teste de conversão e verificação de plágio.
Práticas recomendadas por serviços editoriais
Autores bem-sucedidos reservam 48 a 72 horas exclusivamente para a verificação final: ortografia, verificação de formatos e geração de PDF conforme instruções. Ferramentas de verificação reduzem riscos de problemas formais [F4] [F1].
Checklist de 48–72 horas
- Rodar revisão ortográfica e de estilo.
- Verificar resolução e formatos de figuras, legendas e tabelas.
- Gerar e revisar o PDF final como um revisor veria.
Ferramentas automáticas de verificação de plágio podem gerar falsos positivos em métodos e citações longas; revise manualmente e documente justificativas quando necessário.
Reserve 48 a 72 horas para a checagem final e execute a lista acima.
Fluxo pós-submissão e organização de arquivos
Conceito em 1 minuto
Após submeter, mantenha uma cópia organizada de todas as versões, permissões de imagem, dados brutos e um mapa de alterações para responder aos revisores com clareza.
O que os guias e práticas institucionais indicam
Repositórios internos e trackers de submissão ajudam a rastrear prazos, decisões e versões. Manter arquivos editáveis evita perda de tempo quando editores solicitam revisões [F1] [F3].
Modelo de organização em 5 pastas
- Manuscrito_master (arquivo editável) — manter versão com data.
- PDF_submetido — PDF final enviado à revista.
- Figuras_legendas (originais em alta resolução) — incluir legendas completas.
- Documentos_éticos (aprovações, consentimentos, declarações) — acessíveis para consulta.
- Dados_suplementares e permissões — indicar repositórios e contatos.
Se coautores modificarem arquivos sem controle de versão, crie um registro de mudanças e adote um sistema simples de versionamento por data.
Como validamos
Sintetizamos práticas a partir de guias editoriais e estudos sobre triagem editorial e políticas de integridade científica [F1] [F3] [F4] [F10]. Complementamos com experiência prática na orientação de autores e testes de checagem técnica em fluxos reais, priorizando instruções oficiais da revista.
Conclusão e ação imediata
Resumo prático: leia as instruções e extraia um checklist antes de finalizar o texto; use template e gerenciador de referências; anexe documentação ética; reserve 48 a 72 horas para checagem técnica; organize todos os arquivos para responder a revisões.
Ação sugerida agora: abra a página “Instruções aos Autores” da sua revista alvo e crie um documento com 12 itens obrigatórios. Consulte o serviço de apoio da sua biblioteca ou núcleo de redação científica da pós-graduação.
FAQ
Quanto tempo devo reservar para a formatação final?
Reserve entre 48 e 72 horas exclusivamente para revisão técnica e geração do PDF final.
Use esse período para rodar checagens de figura, referências e plágio.
Preciso declarar uso de IA na redação?
Se a revista exigir, declare ferramentas usadas e a função delas no processo, anexando documentação conforme a política do periódico.
Inclua essa declaração no campo apropriado da submissão e no cover letter quando solicitado.
Posso enviar sem usar o template oficial?
Em alguns casos é possível, mas usar o template oficial reduz riscos de incompatibilidade e facilita a avaliação editorial.
Se não for possível usar o template, deixe claro no cover letter e siga estritamente o estilo de referência exigido.
O que faço se perder prazos de relatório para a agência financiadora?
Mantenha histórico de submissão e comunique o setor administrativo da sua instituição para acelerar correções.
Organize os documentos e envie o comprovante de submissão ao setor administrativo imediatamente.
Como lidar com solicitações de reformatação após revisão?
Use um tracker de mudanças, responda ponto a ponto e mantenha arquivos editáveis prontos para upload.
Se a demanda for grande, peça apoio ao núcleo de redação para cumprir o prazo com qualidade.
Elaborado pela Equipe da Dra. Nathalia Cavichiolli.
Dra. Nathalia Cavichiolli — PhD pela USP, com dois pós-doutorados; MBA em Gestão e Docência; experiência internacional na The Ohio State University (EUA); revisora de periódicos científicos pela Springer Nature, com atuação em 37+ revistas, incluindo a Nature; especialista em escrita acadêmica há 15+ anos; pioneira no uso de IA para escrita científica no Brasil; 2.800+ alunos impactados no Brasil e em 15+ países.
Referências
- [F1] – https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/38721070/
- [F3] – https://pubs.rsna.org/page/radiology/author-instructions/checklist
- [F4] – https://authorservices.wiley.com/author-resources/Journal-Authors/Prepare/manuscript-preparation-guidelines.html
- [F10] – https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/40727555/
- [F5] – https://www.editora.unb.br/documentos/_NormasEditoriais_web-2024_Compactado.pdf
Atualizado em 24/09/2025